Внедрение Битрикс24 в Иваново

Портал после покупки лицензии и портал после настройки – это два разных продукта. В первом случае вы получаете пустые разделы и меню, во втором – рабочее место, где заявка сама доезжает до отгрузки. Внедрение Битрикс24 – это как раз вторая история. Разберём по порядку, что мы правим внутри: структуру, права, карточки, воронки, роботов, шаблоны документов и базу знаний. Без этого разговор о пользе CRM остаётся разговором.

РОСТСАЙТ настраивает такие порталы с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России. Лицензию вы оплачиваете напрямую вендору, в нашу смету входят только работы.

Карта процесса на одном листе – до того, как открыт портал

Настройка начинается не с кнопок. Мы отдельно разговариваем с руководителем и отдельно с менеджерами: описания одного и того же процесса у них расходятся почти всегда, и именно в этом зазоре теряются заказы. Для текстильной компании в Иваново путь заявки обычно выглядит так: запрос на образец, расчёт по артикулу и метражу, согласование цвета и плотности, предоплата, постановка в план цеха, отгрузка, доплата. Пока этот путь не нарисован, любая настройка будет угадыванием.

Оргструктура: офис, цех и склад в одной схеме

В структуру заводим отдел продаж, технолога, закройный и швейный участки, склад готовой продукции и бухгалтерию. У производственных компаний из Иваново часто есть внешние подрядчики – цеха, которые шьют по договору. Их заводим внешними пользователями с доступом только к своим задачам, без доступа к клиентской базе и ценам.

Права строим так, чтобы менеджер не мог выгрузить контакты оптовиков целиком, а руководитель видел весь отдел с историей переписки и записями звонков. Для компаний Ивановской области, которые часть заказов получают от московских закупщиков, отдельно закрываем от рядовых сотрудников поля с закупочной ценой и маржой – видит только руководитель направления.

Поля карточки под опт и пошив

Стандартная карточка сделки не знает ни про артикулы, ни про плотность, ни про рулоны. Мы добавляем то, что реально используется в расчёте: тип изделия, состав и плотность ткани, размерный ряд, тираж, наличие нанесения, срок отшива, условия отгрузки. Карточка компании дополняется полем «канал» – опт, маркетплейс, госзакупка, розница, – потому что условия и документы по ним разные.

Обязательность полей вешаем на стадии. Заявку можно завести с одним телефоном, а вот в производство сделка не уйдёт, пока не заполнены тираж, размерный ряд и дата отгрузки. Система не пустит дальше и покажет, какие поля пустые. Именно из этих полей потом собираются отчёты и печатные формы, поэтому дисциплина заполнения окупается сразу.

Стадии: как выглядит воронка производственного заказа в Иваново

Одной воронки почти никогда не хватает. Мы разделяем первичную продажу, повторные отгрузки постоянным клиентам и отдельную воронку рекламаций – по браку, пересорту и недостаче. Стадии называем по факту, а не по настроению менеджера: «Отправлен расчёт», «Получена предоплата», «В плане цеха», «Отшит», «Отгружен», «Оплачен полностью».

Сезонность у текстильных производств Ивановской области жёсткая: школьный ассортимент, домашний текстиль к осени, спецодежда под контракты. Поэтому в воронку добавляется поле планируемой даты отгрузки и фильтр по неделям – руководитель видит, чем цех будет занят через месяц, а не узнаёт об этом в день запуска партии.

Роботы: работа, которая уходит из головы менеджера

После настройки автодействий заметная часть рутины исчезает. Базовый набор выглядит так:

• новая заявка распределяется по правилу очереди и получает задачу перезвонить в течение 15 минут;
• после отправки расчёта система ставит контрольную дату и напоминает о ней менеджеру;
• при переходе на стадию предоплаты бухгалтерии создаётся задача выставить счёт;
• сделка, поставленная в план цеха, автоматически порождает задачу технологу с чек-листом по образцу;
• за три дня до даты отгрузки складу приходит задача собрать и промаркировать партию;
• сделка без активности пять дней подсвечивается руководителю в отдельном списке;
• закрыть сделку отказом без выбора причины система не позволяет – эти причины потом становятся отчётом.

Отдельно настраиваем повторные касания. У оптовиков цикл покупки повторяемый, и робот, который через оговорённый срок создаёт задачу «предложить новую коллекцию», приносит больше денег, чем любая массовая рассылка.

Печатные формы: спецификация, счёт и договор одной кнопкой

Шаблоны загружаем в портал один раз. Дальше в них подставляются реквизиты, позиции с артикулами, цены, сроки и условия доставки. Менеджер перестаёт править прошлогодний файл и забывать в нём чужое название компании. Согласование скидки настраивается как отдельная цепочка: превышение порога уходит руководителю в портал, решение остаётся в истории сделки, спорить об этом через месяц уже не о чем.

Если склад ведётся в 1С, подключаем обмен: номенклатура, счета, оплаты и отгрузки ходят между системами автоматически. Работа занимает около двух недель и стоит от 90 000 ₽.

Откуда заявки попадают внутрь

Роботы бесполезны, пока обращения приходят мимо системы. Внутрь портала заводим телефонию с записью разговоров, почту менеджеров, WhatsApp, Telegram, сообщения из ВКонтакте и формы с сайта. Пропущенный звонок превращается в лид с задачей, а не в строчку в журнале АТС. Если сайт и реклама тоже наши, заявки падают в нужную воронку сразу с пометкой источника – как это устроено, описано в разделе интернет-магазины.

Задачи, проекты и база знаний производственной компании

Не всё в компании является сделкой. Подготовка коллекции, закупка фурнитуры, участие в отраслевой выставке, аттестация оборудования – это проекты с задачами, сроками и ответственными. Повторяющиеся задачи ставятся по расписанию, поэтому сезонная подготовка не начинается за неделю до сезона.

База знаний закрывает вопрос «спроси у того, кто знает». Внутри неё лежат регламент работы со сделкой, требования к образцам, инструкции по маркировке, шаблоны писем, условия работы с подрядными цехами и видеозаписи обучения. В Иваново многие компании набирают людей волнами под сезон, и такая база сокращает ввод нового менеджера с двух недель до нескольких дней.

Отчёты, ради которых всё это делалось

Из заполненных полей собираются четыре нужных руководителю отчёта: воронка с конверсией по стадиям, загрузка цеха по неделям, результативность менеджеров и разбор причин отказов. Ежедневную сводку портал отправляет в Telegram, чтобы не заходить внутрь ради двух цифр. Когда видно, на каком этапе отваливается больше всего заказов, понятно и куда вкладывать деньги – в рекламу, в образцы или в сроки производства.

Сроки, цены и порядок работ

Экспресс-запуск стоит от 60 000 ₽ и занимает пять рабочих дней: базовая воронка, карточки, права, обучение. Полное внедрение – от 180 000 ₽ и три-четыре недели. Телефония и мессенджеры – от 35 000 ₽ за три дня, портал с задачами, проектами и базой знаний – от 70 000 ₽ за две недели, сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц.

Этапы: разбор процессов 1–2 дня, ТЗ и смета 2–3 дня, настройка портала 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение 2 дня и месяц сопровождения, в течение которого доработки бесплатны. До Москвы из Иваново три часа на поезде, но ездить необязательно: разбор процессов и обучение проводим онлайн, часовой пояс общий.

Что чаще всего ломается при самостоятельной настройке

Три типовые ошибки: воронка из двадцати стадий, которую никто не проходит до конца; обязательные поля на первой же стадии, из-за чего менеджеры заводят «мусорные» сделки; и роботы, поставленные на процесс, который ещё меняется каждый месяц. Мы разбираем такие порталы и перенастраиваем, не начиная с нуля. Соседние направления – чат-боты и остальные задачи, которые закрывает автоматизация бизнеса.

Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12: разберём процесс продаж вашей компании в Иваново, покажем настроенный портал на живом примере и назовём фиксированную смету до начала работ.